De RI&E: van abstract ‘moetje’ naar levend document

Het wordt vaak gezegd: “Een RI&E behoort een levend document te zijn”. Daarmee wordt bedoeld dat dit document moet worden onderhouden en wanneer nodig moet worden geactualiseerd. In de praktijk gebeurt dat nog té vaak anders. Met het eens in de paar jaar een RI&E opstellen voldoe je voorlopig even, maar je mist hiermee een mooie kans de RI&E door onderhoud bij te laten dragen aan jouw organisatie. We hebben in de praktijk al vaak gezien dat een RI&E met de juiste aanpak van een saaie, abstracte verplichting verandert in een met enthousiasme in de organisatie gedragen levend document. 

Onderhoud vs. Actualiseren 

Een RI&E dient zowel onderhouden te worden als te worden geactualiseerd. Deze twee zaken worden, begrijpelijk genoeg, vaak door elkaar gehaald, maar zijn wezenlijk verschillend van elkaar. Bij het actualiseren van een RI&E wordt een compleet nieuwe RI&E opgesteld. Een RI&E dient geactualiseerd te worden wanneer er een wijziging is in de wetgeving of er een verandering in de werkprocessen of techniek plaatsvindt bij een organisatie. Het document gaat als het ware van versie 1.1 naar 2.0. 

Het actualiseren van een RI&E is daarmee iets anders dan het onderhoud plegen aan een RI&E. Dan gaat de versie van het document namelijk van 1.1 naar 1.2. Het onderhouden van een RI&E wil namelijk zeggen dat bijvoorbeeld het plan van aanpak wordt bijgehouden door het checken van de status van de actiepunten die uit de RI&E naar voren zijn gekomen. Of: het aandragen van nieuwe oplossingen voor eerder geïnventariseerde risico’s. Hiermee wordt de rapportage van een RI&E up to date gehouden. 

Het RI&E onderhoudscontract 

Wij stellen voor een breed spectrum aan organisaties de RI&E op, maar zien vaak dat de rapportage van de RI&E toch in de welbekende kast verdwijnt. Dat is zonde: je gaat er op het gebied van Arbo weinig op vooruit en zult binnen korte tijd al niet meer aan de geldende wet- en regelgeving voldoen. Daarom bieden we het RI&E onderhoudscontract. Zo ben je verzekerd van een up to date RI&E van goede kwaliteit! Wij houden in de gaten wanneer jouw RI&E toe is aan een actualisatie. 

De voordelen van zo’n onderhoudscontract: 

• Kosten: uiteindelijk kost het werken met een onderhoudscontract evenveel als elke keer een nieuwe geactualiseerde RI&E op (laten) stellen;
• Door actief bezig te zijn met de RI&E wordt het breder gedragen in de organisatie. Medewerkers begrijpen wat het inhoudt en raken uit enthousiasme betrokken;
• Je bent je bewust van wat je op orde hebt en wat nog niet, zodat je ook aan de Nederlandse Arbeidsinspectie aan kunt geven waarom je bepaalde keuzes gemaakt hebt in je RI&E. 

De Inspectie heeft in haar speerpunten voor 2021 de RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak opgenomen: zij zal de pilot die zich richt op het schriftelijk opvragen van RI&E’s flink opschalen. 

De RI&E digitaal opstellen en zelf in beheer houden? Het AMS - ArboManagementSysteem is de tool voor jou.Ook dan is advies nooit ver weg. Onze adviseurs helpen je de RI&E op te stellen en te onderhouden.